Dalam lingkungan bisnis, surat penawaran digunakan untuk membuka jalan bagi sebuah kerja sama, baik penjualan barang maupun jasa. Pentingnya prosedur ini bukan cuma untuk perusahaan besar, tetapi juga perusahaan menengah dan kecil. Dikarenakan kerja sama bisnis umumnya dilakukan dengan kontrak, surat penawaran merupakan jalan pembuka bagi tercapainya kesepakatan sebagai syarat sahnya kontrak. Meskipun akhirnya kesepakatan kontrak bisa berbeda dengan penawaran dalam korespondensi awal, tetapi surat penawaran menarik dicermati karena dari penawaran awal inilah perjalanan menyusun kontrak dimulai.
Salah satu syarat sahnya kontrak adalah kesepakatan di antara para pihak yang tanpa kesepakatan itu, kontrak tersebut menjadi tidak sah dan kerenanya dapat dibatalkan. Kesepakatan merupakan pertemuan kehendak dari para pihak di antara kepentingan-kepentingan yang berbeda (a meeting of the minds). Sebuah kesepakatan biasanya diawali dengan penawaran (offer) dari salah satu pihak dan penawaran itu direspon dengan penerimaan (acceptance) oleh pihak lawannya. Penawaran merupakan suatu pernyataan kehendak tentang kerja sama yang diharapkan oleh salah satu pihak. Seorang penjual barang berkehendak agar barangnya laku terjual dan seorang konsultan berkehendak agar jasanya dibeli orang. Namun, seberapa pun kerasnya penawaran itu disampaikan, kerja sama di antara para pihak tidak akan efektif tanpa adanya kesepakatan timbal balik dari pihak lawan (penerimaan).
Sebuah penawaran merupakan tindakan sepihak yang tidak akan menghasilkan kesepakatan maupun kontrak. Selain berisi perkenalan diri, surat penawaran juga berisi spesifikasi produk (barang atau jasa) yang ditawarkan termasuk harganya. Untuk meyakinkan pihak yang ditawarkan, surat penawaran dapat dilampiri informasi spesifik baik mengenai identitas pihak dan spesifikasi barang atau jasa yang ditawarkan dan daftar klien serta proyek-proyek yang pernah dikerjakan. Surat penawaran itu dapat disampaikan dengan surat tercatat melalui pos atau kurir. Namun, di zaman teknologi maju yang serba efisien ini, surat penawaran itu banyak juga yang disampaikan melalui email. Setelah memahami isi surat penawaran dan mampu menilai keuntungan yang bisa diharapkan, pihak yang ditawarkan akan membalas penawaran itu dengan surat penerimaan yang bentuknya bisa surat tercatat maupun email atau bahkan cukup dengan telepon.
Sumber : Panduan Membuat Kontrak Bisnis
