Ringkasan eksekutif adalah bagian terpenting dari sebuah dokumen bisnis. Ini merupakan hal pertama (kadang bahkan satu-satunya) yang akan dibaca orang dan hal terakhir yang harus Anda tulis. Ringkasan ini merupakan ikhtisar singkat dokumen, yang diberikan sehingga para eksekutif sibuk yang akan membaca dokumen Anda tahu pasti berapa banyak yang harus mereka baca dan tindakan apa yang perlu diambil.
Pahami bahwa ringkasan eksekutif adalah ringkasan singkat dokumen bisnis. Dalam hal ini, "singkat" dan "ringkasan" merupakan kata kunci. Ringkasan eksekutif sama sekali tidak komprehensif, atau menggantikan dokumen asli. Ringkasan eksekutif seharusnya tidak lebih panjang dari 10% dokumen asli. Arahkan agar Anda dapat menulis antara 5-10 persen.
Ringkasan eksekutif berbeda dari sebuah abstrak. Abstrak memberi pembaca kilas pandang dan orientasi, sedangkan ringkasan eksekutif lebih memberikan ikhtisar pada pembaca. Abstrak lebih umum ditulis dalam bidang akademis, sedangkan ringkasan eksekutif digunakan lebih untuk tujuan bisnis.
Pastikan ringkasan ini mematuhi panduan struktural dan gaya tertentu. Sumber-sumber paling berwibawa yang menulis ringkasan eksekutif setuju bahwa panduan struktural dan gaya tertentu sebaiknya diterapkan. Panduan ini termasuk:
Paragraf-paragrafnya harus singkat dan ringkas.
Ringkasan eksekutif harus masuk akal meskipun Anda belum membaca laporan awalnya.
Ringkasan eksekutif harus ditulis dalam bahasa yang sesuai dengan target pembaca.
Definisikan masalah. Ringkasan eksekutif perlu mendefinisikan masalah dengan jelas, baik itu tentang manajemen rantai persediaan atau kampanye pemasaran di luar negeri. Ringkasan eksekutif, secara khusus membutuhkan definisi masalah yang jelas karena dokumen yang dijadikan dasar, Requests For Proposals (RFP), seringkali ditulis oleh orang-orang teknis yang memiliki pemahaman buruk akan isu-isu konseptual. Pastikan masalah didefinisikan dalam istilah-istilah yang jelas dan mudah dipahami.
Berikan solusi. Sebuah masalah selalu membutuhkan solusi. Untuk menyampaikan pernyataan klaim tujuan (dan alasan untuk mendanai ventura tersebut), Anda perlu mengemukakan solusi yang dapat mengatasi masalah dengan efektif. Jika masalah Anda tidak ditulis dengan jelas, solusi Anda tidak akan masuk akal.
Gunakan grafik, pointer, dan judul jika dokumen lebih mudah dibaca sepintas dengan cara tersebut. Ringkasan eksekutif bukanlah esai yang memerlukan balok teks yang panjang. Jika dapat meningkatkan pemahaman atau membuat ringkasan lebih dapat dibaca sepintas, boleh saja untuk menggunakan:
Grafik. Sebuah grafik yang ditempatkan dengan pas yang mengilustrasikan karakteristik masalah klien dengan tepat dapat menekankan bagian penting ringkasan tersebut. Merangsang indera visual seringkali sama efektifnya dengan merangsang indera analitis mereka.
Butiran poin. Daftar panjang informasi dapat dikelompokkan menjadi butiran-butiran yang lebih mudah dicerna.
Judul. Susun tema ringkasan, bila perlu, menggunakan judul. Hal ini akan membantu mengorientasikan pembaca saat mereka tenggelam dalam ringkasan tersebut.
6Buat agar tulisan Anda segar dan bebas jargon. Jargon adalah musuh pemahaman. Kebetulan jargon sangat populer dalam dunia bisnis. Kata-kata seperti "interface," "leverage," "kompetensi inti," dan "platform penting" adalah kata-kata yang sebaiknya Anda coba hindari. Kata-kata tersebut menutupi arti sebenarnya dan dapat membuat ringkasan Anda tampak samar dan tidak memiliki tujuan khusus.
Mulailah dengan dokumen asli. Karena ringkasan eksekutif merupakan ringkasan dokumen lain, Anda perlu membiasakan diri dengan dokumen asli untuk dapat memadatkannya menjadi versi yang informatif dan praktis. Baik laporan, rencana bisnis, proposal, manual atau dokumen lain, buat ulasan dokumen asli tersebut dan cari ide-ide utamanya
Tulislah ringkasan singkat. Apa tujuan perusahaan mensponsori dokumen tersebut atau dokumen asli itu sendiri? Apa cakupannya?
Contoh: "Women WorldWide adalah organisasi nirlaba yang menghubungkan para wanita di seluruh dunia dengan solusi efektif terhadap kekerasan rumah tangga, sekaligus menawarkan jaringan dukungan bagi mereka yang menjadi korban kekerasan dalam rumah tangga. Meskipun beroperasi dari kantor pusatnya di Alberta, Canada, organisasi ini telah menerima rujukan dari para wanita di 170 negara di seluruh dunia.
Sumber : http://id.wikihow.com/
